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Ce mois de novembre débute avec une nouvelle période de confinement. Pour beaucoup, cela veut dire le retour (ou la poursuite) du télétravail et donc du management à distance. Nous vous proposons 6 clés pour faciliter sa mise en œuvre :
• Evaluer
• Manager par objectif
• Fixer des règles de fonctionnement
• Ecouter
• Rassurer
• Communiquer

Evaluer : La situation a un impact sur votre activité. Il va vous falloir évaluer au plus juste son importance afin d’adapter votre organisation. En effet, même si le gouvernement n’a pas complètement mis à l’arrêt toute l’économie française, certains secteurs sont très impactés (évènementiel, restauration, …). Quel que soit votre domaine, vous avez dû identifier les activités (et donc les collaborateurs) nécessaires, celles qui doivent être adaptées, reportées … ou éventuellement les nouvelles activités à mettre en place pour pallier, anticiper par exemple.

Manager par objectifs = Responsabilisation & Confiance :
Un management à distance qui fonctionne, c’est un collaborateur qui sait ce qu’il a à faire. Pour vous, une mission est capitale : fixer des objectifs clairs à vos collaborateurs. A distance, comme sur le terrain, déléguer est essentiel. Clé de la réussite : adapter son style de délégation à l’autonomie de son collaborateur, trouver le juste dosage : certains auront besoin que vous fixiez des tâches précises et de faire un point journalier, pour d’autres un objectif global leur suffira avec un suivi après la réalisation. En bref :
– Définir des missions et des objectifs clairs à court et moyen terme. Pour rappel un bon objectif est de type SMART (Spécifique Mesurable Atteignable/Acceptable Réaliste Temporellement défini).
– Accompagner ses collaborateurs, suivre leur performance et leur productivité avec des points d’étape.
– Faire des feedbacks réguliers : le feedback est toujours très important mais le devient encore plus en télétravail, qu’il soit positif (=reconnaissance) ou correctif.

Fixer et respecter des règles de fonctionnement :
– Fixer des horaires (ou rappeler à chacun de conserver les horaires habituels) et définir des plages horaires pendant lesquelles chacun est disponible. Il sera aussi très important de respecter et faire respecter le droit à la déconnexion (certains restent connectés en permanence de peur du jugement des autres entrainant un stress et une fatigue exagérés).
– Déterminer quels outils utiliser en fonction du type de communication, par exemple : le téléphone pour les urgences, la visio pour les réunions, les points d’équipe, la messagerie instantanée pour les messages courts et garder le contact entre collègues, …
– Faire des pauses régulières profite à la productivité mais aussi au bien-être de chacun.
– Limiter la durée des réunions à 45 minutes maximum. En visio l’écoute sature plus vite et l’attention décroit également beaucoup plus rapidement. Préférez donc des réunions brèves et éventuellement plus régulières.
– Fixer un point d’équipe régulier est essentiel, par exemple le rituel du zoom du lundi matin pour débuter la semaine ensemble. Ce point peut être très interactif, pourquoi pas commencer par les plus belles réussites de chacun la semaine passée ? Ou un point d’humour sur les ratés du télétravail ? Tout est possible ! Votre objectif : que chacun puisse s’exprimer et que l’équipe continue à avancer ensemble
– Si les temps d’équipe sont importants, les temps individuels le sont également : au bureau vous dites bonjour tous les matins à vos collaborateurs ? Pourquoi faire différemment en télétravail ?!

Ecouter : Nous n’avons pas tous les mêmes besoins, notamment dans cette période complexe. Pour certains, faire face à l’incertitude génère une forte anxiété. Pour d’autres, gérer ses émotions et prendre de la distance par rapport aux événements est plus aisé. Le seul moyen pour les accompagner au mieux, c’est d’être au plus proche de leurs ressentis et de leurs besoins : les écouter, prendre un temps avec chacun. Cela vous permettra de vous adapter à chaque personne de votre équipe, mais aussi d’être vigilant aux signaux faibles, aux appels à l’aide non formulés de vos collaborateurs.

Rassurer : La situation peut être très anxiogène pour certains : tel collaborateur redoute d’attraper le virus, tel autre de perdre son travail, … Il va vous falloir faire preuve d’écoute active (tout le monde ne communique pas ouvertement sur son niveau de stress), canaliser vos émotions et reconnaitre celles de vos collaborateurs, faire preuve d’empathie. Afin de rassurer, vous allez devoir expliquer, faire preuve de pédagogie, de transparence et de bienveillance.

Communiquer : Cette période peut également être difficile dans la vie d’une équipe, car par définition, en télétravail, on travaille chez soi, à distance de ces collègues. Donc, objectif du manager à distance : maintenir le lien, rompre l’isolement des collaborateurs et conserver une vie de l’équipe à distance. Votre meilleur outil à disposition : la communication. Elle se doit d’être la plus claire et transparente possible. Bien sûr, le timing va être différent en fonction de votre équipe, de vos collaborateurs. Là aussi c’est à vous de vous adapter à leurs besoins. Manager à distance, c’est aussi jongler avec des temps d’animation collectifs et des temps individuels. Comme dans toute recette, c’est en testant qu’on trouve le bon assaisonnement !
C’est l’occasion aussi de rappeler le cap ou d’en définir un nouveau, de permettre à chacun d’être rassurés. Ces temps forts de l’équipe vont permettre d’impulser à chacun une énergie pour leur semaine de travail à la maison, mais aussi les aider à se projeter dans leur contenu de travail et dans leur organisation. Vous pouvez échanger sur les bonnes pratiques du télétravail, chacun peut partager ses rituels qui fonctionnent, comment ils séparent maison/travail, leurs astuces efficacité. Vous pouvez aussi créer des binômes de travail qui vont continuer à travailler ensemble après la réunion sur un sujet donné. Et bien sûr, créer un espace d’échange d’équipe prend tout son sens en ce moment. Vous pouvez utiliser un outil pour converser en équipe : WhatsApp, teams, … peu importe l’outil, ce qui compte c’est l’esprit d’équipe. On continue, même à distance, à appartenir à la même équipe de travail. En cas de bonne nouvelle, de question, de difficultés, on continue à partager avec les autres membres de l’équipe. On avance ensemble, dans la même direction !

Bref, téléphone, visio, chat, …, maintenez le lien avec vos collaborateurs !

Pour approfondir certaines idées, vous pouvez demander le livre blanc « La crise, une opportunité pour (ré)inventer le leadership » rédigé par la communauté de l’Ecole des talents : info@accomplir.fr. Il est gratuit !

Vous souhaitez aller plus loin, Accomplir met en place prochainement une formation « Manager à distance avec talents ». Nous contacter au 02 40 48 46 34.
Prenez soin de vous.

Gwenaëlle JONCOUR, Consultante RH & Psychologue du travail et Nathalie SIBRE, Consultante & Coach – Accomplir